ЗАСАДИ використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду м. Києва

Затверджено зборами суддів

Шевченківського районного суду м. Києва

від 25 березня 2025р. Протокол № 3

 (редакція чинна з 01.04.2025)

ЗАСАДИ 
використання автоматизованої системи документообігу  Шевченківського районного суду  м. Києва

(нова редакція)

          Засади використання автоматизованої системи документообігу Шевченківського районного суду м.Києва  - це затверджені рішенням зборів суддів цього суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №39 (далі – Положення), з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України (далі – Засади).

         Цими Засадами визначаються особливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями, у тому числі питання щодо: запровадження спеціалізації суддів з розгляду конкретних категорій судових справ; реєстрації та розподілу у вихідні, святкові та неробочі дні справ, які підлягають негайному розгляду або у скорочені строки, у тому числі слідчими суддями; визначення коефіцієнтів складності категорій судових справ, особливостей розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя; коефіцієнтів адміністративних посад; визначення періодів (днів), у які щодо конкретного судді судові справи не розподіляються; визначення кількості слідчих суддів та їх спеціалізації по розгляду конкретних категорій справ; а також питання щодо передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу; порядку формування колегій суддів; підстав для проведення повторного автоматизованого розподілу справ та інші правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення).

Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами голови суду та керівника апарату суду.

1. Загальні положення.

 1.1 Засади розроблено та затверджено відповідно до вимог Положення (рішення РСУ № 39 від 11 листопада 2024 року), Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Шевченківському районному суді м. Києва, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням.

1.3 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів Шевченківського районного суду м. Києва.

1.4 У разі внесення змін до Засад, збори суддів Шевченківського районного суду м. Києва новим рішенням затверджують Засади в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів, з відповідним оприлюдненням на офіційному сайті.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи. 

2.1 Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

2.2 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію, забезпечують конфіденційність інформації, та зобов’язані суворо дотримуватись вимог Положення.

3. Особливості розподілу справ між суддями.

3.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації. У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл.

Розподіл між суддями матеріалів (судових справ, клопотань), які надходять безпосередньо перед закінченням робочого часу, визначеного у Шевченківському районному суді м. Києва,  здійснюється в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня, крім справ та матеріалів, які підлягають негайному (невідкладному) розгляду, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, в разі їх наявності, розподіляються невідкладно одразу після їх реєстрації.

У вихідні, святкові та неробочі дні справи, які підлягають розгляду слідчими суддями, реєструються та розподіляються в період з 10 до 13 години відповідно до графіку  чергувань, встановленого наказом голови суду.

3.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами Положення.

3.3. У кримінальному провадженні, де обвинувачений перебуває в розшуку та наданий дозвіл на його затримання з метою приводу до суду для вирішення питання про застосування запобіжного заходу, однак він доставлений до суду у вихідний, святковий, неробочий день для вирішення питання про застосування до нього запобіжного заходу, а головуючий суддя, який здійснює судовий розгляд одноособово, перебуває у відпустці, відрядженні чи на лікарняному, для подальшого розгляду такого кримінального провадження розподіл здійснюється між суддями  кримінальної колегії (відповідно до графіку їх чергування як слідчих суддів), які чергують у вихідний, святковий, неробочий день.

У випадку доставки до суду підозрюваного, щодо якого слідчим суддею, надано дозвіл на його затримання з метою приводу до суду для вирішення питання про застосування запобіжного заходу, у вихідний, святковий, неробочий день, а слідчий суддя, який надав цей дозвіл, не чергує в цей день, або перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному, для подальшого розгляду такого клопотання розподіл здійснюється між слідчими суддями  відповідно до графіку їх чергування як слідчих суддів, які чергують у вихідний, святковий, неробочий день.

3.4. Клопотання (подання), що надійшли в порядку ст.537 КПК України, розподіляються судді, який був головуючим під час розгляду цього кримінального провадження по суті. У разі його відсутності (перебування на лікарняному, відпустка, припинення повноважень або в інших випадках),  якщо ця обставина призведе до порушення розумних строків розгляду клопотання (подання), здійснюється їх автоматизований розподіл згідно з порядком, визначеним цими Засадами.

3.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, окрім визначених Положенням підстав, у наступних випадках:

суддя, якому надано відпустку, тривалістю не менше 14 календарних днів, виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя за 5  (п’ять)  повних робочих  днів до початку відпустки (за наявності наказу голови суду або іншої особи, яка виконує обов’язки голови суду);

суддя, якому надано відпустку, тривалістю менше 14 календарних днів, виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя за 3  (три) повних робочих  дні до початку відпустки (за наявності наказу голови суду або іншої особи, яка виконує обов’язки голови суду);

суддя, якому надано інші дні відпочинку тривалістю не більше 3 (трьох) днів, не виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя до останнього дня, який передує дню відпочинку (за наявності наказу голови суду або іншої особи, яка виконує обов’язки голови суду);

перебування судді у нарадчій кімнаті понад 2 робочих дні відповідно до інформації, внесеної до табеля обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду згідно з п.4.2 Засад;

в інших виключних випадках, що вирішуються зборами суддів.

3.6. У разі надходження матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої  в цьому суді вже здійснюється судове провадження, вони підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах, окрім випадку коли судові справи надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному ч.2 ст. 334 Кримінального процесуального кодексу України.

3.7. Розподіл матеріалів (справ) між суддями Шевченківського районного суду м.Києва здійснюється з урахуванням їх спеціалізації, яка визначена згідно з рішеннями зборів судів цього суду.

У суді діє наступна спеціалізація суддів:

- по розгляду кримінальних проваджень і прирівняних до них матеріалів, справ про адміністративні правопорушення, в тому числі тих, що згідно з Главою 13-А КУпАП пов’язані з корупцією (КРИМІНАЛЬНА  колегія);

- по розгляду цивільних і адміністративних справ всіх категорій, справ про адміністративні правопорушення, окрім тих, що згідно з Главою 13-А КУпАП пов’язані з корупцією (ЦИВІЛЬНА колегія);

- судді, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень як члени колегії (у разі неможливості визначити весь склад колегії з числа суддів кримінальної колегії суду) (для випадків, передбачених п. 4.5. Засад);

 - судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх (розгляд по суті справи);

- судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження, яке містить гриф «Таємно» або «Цілком таємно» (судді, які мають відповідний допуск та спеціалізацію по певним категоріям справ).

Всі судді Шевченківського районного суду м.Києва є слідчими суддями. Спеціалізація суддів як слідчих суддів визначена у розділі 5 цих Засад.

4. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад та правил поєднання судових справ.

4.2  Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду. На підтвердження перебування судді в нарадчій кімнаті секретар судових засідань або помічник судді надають керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов’язки, доповідну записку із інформацією про дату та час видалення суду до нарадчої кімнати. Вказана обставина є підставою для повторного автоматизованого розподілу справ, які підлягають негайному розгляду або по яких передбачено скорочений термін їх розгляду.

4.3. Враховувати при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи (відпустка, лікарняний, відрядження).

4.4. У випадку неможливості визначення членів колегії при автоматизованому розподілі кримінального провадження, в якому особа перебуває під вартою і строк тримання її під вартою спливає, розгляд якого здійснюється колегіально, серед суддів, на яких здійснюється розподіл, включати до автоматизованого розподілу суддів, які виключені з розподілу за 14 календарних днів до початку відпустки упродовж усіх 14 днів, що передують відпусті.

Вказаний порядок застосовується і у  випадку неможливості визначення членів колегії при автоматизованому розподілі іншого кримінального провадження,  розгляд якого здійснюється колегіально.

4.5. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, але при її автоматизованому розподілі (повторному автоматизованому розподілі), проведеному відповідно до п.3.2, п.4.4 Засад, неможливо визначити весь склад колегії з числа суддів, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень (кримінальна колегія), розподіл справи  здійснюється шляхом визначення автоматизованою системою головуючого судді з числа суддів, які спеціалізуються на розгляді кримінальних проваджень (кримінальна колегія), а членів колегії, яких не вистачає, з числа суддів суду з урахуванням їх спеціалізації як членів колегії, визначеної  рішенням зборів суддів.

5. Особливості розподілу судових справ між слідчими суддями.

5.1. У Шевченківському районному суді м. Києва розробляються та затверджуються наказом Голови суду або особи, що виконує його обов’язки,  графіки чергувань слідчих суддів у відповідності до визначеної спеціалізації у робочі, вихідні (суботні) та святкові, неробочі дні (на випадок надходження клопотань органів досудового розслідування) із визначенням основного та запасного чергового слідчого судді (на випадок надходження заяв про відвід судді або на випадок непередбачуваних обставин). Графік чергувань слідчих суддів розробляється та затверджується за три місяці до початку строку його дії.

5.2. Питання фактичного виконання суддями Шевченківського районного суду м. Києва повноважень слідчого судді вирішуються шляхом їх включення/виключення до графіку чергувань слідчих суддів, складання відповідного формату чергування слідчих суддів за наказом Голови суду або особи, що виконує обов’язки Голови суду.

5.3. Суддям, що розглядають кримінальні провадження (кримінальна колегія), обраним слідчими суддями, передаються у порядку автоматизованого розподілу як слідчим суддям (спеціалізація слідчого судді): - клопотання слідчих (прокурорів) про застосування запобіжних заходів у вигляді тримання під вартою, домашнього арешту, в тому числі про надання дозволу на затримання та обрання запобіжного заходу, коли підозрюваний знаходиться у міжнародному розшуку; - клопотання сторін кримінального провадження про зміну або продовження застосування  запобіжних заходів у вигляді тримання під вартою, домашнього арешту; - клопотання щодо арешту майна та скасування арешту майна; -скарг на рішення,  дії чи бездіяльність слідчого, прокурора під час досудового розслідування (ст.303 КПК України); -заяви про відвід/самовідвід (в порядку КПК України такі заяви розглядають як суддя); -клопотання про тимчасовий арешт; -клопотання про екстрадиційний арешт, продовження екстрадиційного арешту; -скарги на рішення про видачу особи (ст. 591 КПК України); -клопотання слідчого, прокурора про здійснення спеціального досудового розслідування; звернення (заяви, скарги, клопотання) в порядку ст. 206 КПК України; -клопотання про направлення особи на стаціонарну психіатричну експертизу (ст. 509 КПК України); -клопотання про застосування запобіжних заходів до особи, щодо якої передбачається застосування примусових заходів медичного характеру (ст. 508 КПК України);

-клопотання про продовження строку досудового розслідування в порядку ст.294, 297-1КПК України; -скарги в порядку п.10 ч.1 ст.303 КПК України щодо оскарження повідомлення слідчого, прокурора про підозру;

-клопотання щодо речових доказів в порядку ст.100 КПК України під час досудового розслідування;

-скарги в порядку п.11 ч.1 ст.303 КПК України на відмову слідчого, прокурора в задоволенні клопотання про закриття кримінального провадження з підстав, передбачених пунктом 9^-1 частини першої статті 284 цього Кодексу; 

- клопотання щодо допиту потерпілого/свідка під час досудового розслідування у судовому засіданні (ст. 225 КПК України);

- клопотання прокурора, подані відповідно до ст.298-1 КПК України.

5.3.-1. Слідчим суддям, в рамках категорії справ, визначених у п.5.3 Засад, може бути визначено окрему спеціалізацію на розгляд матеріалів (клопотань, скарг) досудового розслідування по кримінальних провадженнях, які розслідуються слідчими органів СБУ, ДБР, БЕБ.

5.4. Суддям, що розглядають цивільні справи (цивільна колегія), обраним слідчими суддями, передаються в порядку автоматизованого розподілу як слідчим суддям (спеціалізація слідчого судді): - клопотання слідчого/прокурора про здійснення  приводу підозрюваного, свідка; - клопотання слідчого/прокурора про тимчасове обмеження у користуванні правом, в тому числі продовження строку тимчасового обмеження у користуванні спеціальним правом;  - клопотання слідчого/прокурора про  відсторонення від посади, в тому числі продовження строку відсторонення від посади; - клопотання про залучення експерта; клопотання слідчого/прокурора про застосування запобіжних заходів у вигляді особистого зобов’язання,  особистої поруки, застави, в тому числі зміни вказаних запобіжних заходів або  скасування додаткових обов’язків, продовження дії обов’язків; - клопотання слідчого/прокурора про обшук/огляд житла чи іншого володіння особи; - клопотання слідчого/прокурора про тимчасовий доступ до речей і документів; клопотання слідчого/прокурора про проведення ревізій, перевірок; клопотання щодо  обмеження строку ознайомлення з матеріалами; - клопотання про накладення грошового стягнення; - клопотання про проведення слідчого експерименту в житлі чи іншому володінні особи та інші клопотання, що не увійшли до переліку клопотань, які розглядають судді кримінальної колегії, як слідчі судді;

клопотання про призначення експертизи в порядку ст.ст.242-245КПК України, крім стаціонарних психіатричних експертиз;

5.4.-1. Слідчим суддям, в рамках категорії справ, визначених у п.5.4 Засад, може бути визначено окрему спеціалізацію на розгляд матеріалів (клопотань, скарг) досудового розслідування по кримінальних провадженнях, які розслідуються слідчими органів СБУ, ДБР, БЕБ.

5.5. У суді діє спеціалізація слідчих суддів по розгляду справ (клопотань) під час досудового розслідування кримінальних проваджень щодо неповнолітніх.

  6. Особливості передачі судових справ раніше визначеному судді.

6.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, окрім випадків, передбачених Положенням, також передаються, як слідчим суддям, з урахуванням їх спеціалізації (п.5.3, п.5.3.-1., п.5.4, п.5.4.-1, п.5.5.):

- клопотання про тимчасовий доступ до речей та документів, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування,  - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання вказаної категорії;

- клопотання про обшук та про огляд  приміщення, житла чи іншого володіння особи, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання про огляд чи/та про обшук. 

- клопотання про арешт майна, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання про арешт майна.

Клопотання вказаних категорій, які надійшли протягом одного робочого дня у одному кримінальному провадженні, передаються слідчому судді, якому автоматизовано розподілено перше клопотання вказаної категорії у даному кримінальному провадженні.

Клопотання про арешт майна, яке надійшло до суду після усунення недоліків, передається слідчому судді, який виносив ухвалу про його повернення для усунення недоліків, а у випадку його відсутності на роботі – передається на автоматизований розподіл.

6.2.У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді у випадках надходження справ, передбачених пунктом 2.3.39 Положення (Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді), з метою недопущення неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу за наявності обґрунтованих підстав за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду або особи, яка її заміщує або на яку покладено такі функціональні обов’язки, з інформуванням Голови суду або відповідного заступника Голови суду.

6.3. У разі надходження до суду справ про адміністративні правопорушення за ст.124 КУпАП по факту однієї події, але відносно різних осіб, такі справи підлягають передачі судді, якому автоматизовано розподілено першу справу.

Судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень за однією й тією ж статтею або різними статтями КУпАП, але в рамках однієї глави Кодексу, якщо ці справи надійшли в один день, підлягають передачі судді, якому автоматизовано розподілено першу справу.

У разі надходження до суду справ про адміністративні правопорушення після дооформлення, а також у разі повторного надходження справ про адміністративні правопорушення після постанови судді про направлення до органу, що склав протокол, для вирішення питання про направлення справи до належного суду, такі справи підлягають передачі раніше визначеному судді.

У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу справ між суддями, які мають повноваження на здійснення судочинства під час надходження такої справи до суду.

6.4. Заяви, подання щодо вирішення питань, пов’язаних з виконанням постанов про накладення адміністративного стягнення у відповідності до ст.304 КУпАП (категорія 3-в по системі Д-3), а також про виправлення описок у судових рішеннях у справах про адміністративні правопорушення вирішується тим складом суду (суддею), який виніс таку постанову.

6.5 У випадку надходження до суду судової справи (у порядку ЦПК України, КАС України, КУпАП), по якій суддею цього суду вже було ухвалено процесуальне рішення про направлення/передачу справи за підсудністю до іншого суду, яке не скасовано, проте справа повернулась до суду з ухвалою/постановою іншого суду, з метою дотримання процесуальних норм щодо недопустимості спорів про підсудність, справа передається раніше визначеному судді, який ухвалював рішення про направлення/передачу справи за підсудністю.

7. Особливості повторного автоматизованого розподілу судових справ. 

7.1 Окрім підстав, передбачених Положенням для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл судових справ, передача судової справи для вирішення питання про її повторний автоматизований розподіл можлива у таких випадках:

7.1.1 Надходження черговому слідчому судді значної кількості клопотань про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою чи домашнього арешту, продовження строків тримання під вартою чи домашнього арешту, які підлягають розгляду в день надходження, і які слідчий суддя фізично не може розглянути в один день, останній звертається  до керівника апарату суду чи особи, яка його заміняє, зі службовою запискою про здійснення повторного автоматизованого розподілу справ з дотриманням хронології їх надходження, або зі службовою запискою про виключення з розподілу у випадку значної різниці у навантаженні на чергових слідчих суддів;

7.1.2 У разі перебування судді, який розглядає справу, щодо якої КПК України передбачено скорочені строки розгляду на довготривалому лікарняному (понад 30 днів) поспіль та строки одужання якого невідомі, на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання така невирішена справа передається керівнику апарату або особі, яка його замінює, для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл;

7.1.3 У разі надходження судді, який перебуває у нарадчій кімнаті понад дві доби, справи, по якій строк дії запобіжного заходу закінчується у період  перебування судді у нарадчій кімнаті, помічник судді чи секретар судового засідання негайно, в день надходження відповідної справи, подає доповідну записку керівнику апарату або особі що його замінює, який вирішує питання повторного автоматизованого розподілу справи.

8. Коефіцієнти складності судових справ

8.1 Коефіцієнт складності судових справ встановлюються та затверджуються Зборами суддів Шевченківського районного суду м.Києва та є обов’язковими при заповненні обліково-статистичних карток на справи всіх категорій перед їх автоматизованим розподілом (ТАБЛИЦІ коефіцієнтів складності справ додаються).

9. Коефіцієнт адміністративних посад 

9.1 В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади  встановлюються наступні коефіцієнти:

- Голова суду (суддя, що виконує його обов’язки) – 0,5;

- заступники Голови суду – 0,8. 

10. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

10.1 У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів, такі випадки фіксуються відповідними актами у порядку, передбаченому пунктом 2.3.49 Положення.

10.2 У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49, 2.3.51 пункту 2.3 Положення, якщо згадані обставини тривають більше трьох годин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації прав на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату в алфавітному порядку черговості серед слідчих суддів, відповідно до графіку чергування.

  11. Прикінцеві та перехідні положення

11.1 Ці засади набирають чинності з  1 квітня 2025 року.

11.2.Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Шевченківського районного суду м.Києва.

ДОДАТОК

ТАБЛИЦІ коефіцієнтів складності судових справ: